Theo Quyết định số 57/QĐ-VKTTVMTB , ngày 30 tháng 01 năm 2026 của Viện trưởng Viện Khoa học Khí tượng Thủy văn, Môi trường và Biển quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng như sau:
Điều 1. Vị trí và chức năng
Văn phòng là đơn vị trực thuộc Viện Khoa học Khí tượng Thủy văn, Môi trường và Biển (sau đây gọi là Viện), có chức năng tham mưu, giúp Viện trưởng Viện Khoa học Khí tượng Thủy văn, Môi trường và Biển (sau đây viết tắt là Viện trưởng) tổng hợp thông tin phục vụ chỉ đạo điều hành, điều phối chương trình làm việc của Lãnh đạo Viện, đơn vị trực thuộc Viện theo quy chế làm việc, chương trình, kế hoạch công tác và theo chỉ đạo của Viện trưởng; quản lý và tổ chức thực hiện công tác: tổ chức cán bộ, thi đua, khen thưởng, kỷ luật; kế hoạch – tài chính; hành chính – quản trị, văn thư – lưu trữ và các nhiệm vụ chung khác do Viện trưởng phân công theo quy định của pháp luật.
Điều 2. Nhiệm vụ và quyền hạn
1. Công tác tham mưu tổng hợp
a) Trình Viện trưởng kế hoạch, chương trình công tác hàng năm; Quy chế làm việc, nội quy, quy định của Viện; hướng dẫn, giám sát và tổng hợp, báo cáo Viện trưởng tình hình hoạt động các đơn vị trực thuộc trong quá trình tổ chức thực hiện sau khi được ban hành;
b) Chủ trì hoặc phối hợp tổ chức các cuộc họp, hội nghị, hội thảo của Viện; chuẩn bị các chuyến đi công tác, các buổi làm việc của Lãnh đạo Viện; Tổng hợp thông tin, xây dựng báo cáo định kỳ hoặc đột xuất phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của Lãnh đạo Viện;
c) Tổng hợp, xây dựng báo cáo định kỳ và đột xuất về tình hình thực hiện nhiệm vụ của Viện theo quy định của Bộ; thông báo lịch làm việc tuần, chương trình công tác tháng, quý, 6 tháng, năm; phối hợp chuẩn bị tài liệu, ghi biên bản, lập hồ sơ các cuộc họp và thông báo ý kiến kết luận các cuộc họp do Lãnh đạo Viện chủ trì.
2. Công tác tổ chức cán bộ, thi đua khen thưởng và tuyên truyền
a) Chủ trì xây dựng, trình Viện trưởng dự thảo văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện; thẩm định, trình Viện trưởng dự thảo văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của các đơn vị trực thuộc Viện; xây dựng, trình Viện trưởng đề án vị trí việc làm và cơ cấu chức danh nghề nghiệp viên chức của Viện;
b) Trình Viện trưởng phê duyệt tiêu chuẩn viên chức lãnh đạo quản lý thuộc thẩm quyền bổ nhiệm theo phân cấp của Bộ; trình Viện trưởng bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, luân chuyển, miễn nhiệm, xin từ chức, thôi giữ chức danh lãnh đạo, quản lý theo Quy định của Bộ và của pháp luật khác có liên quan;
c) Trình Viện trưởng phê duyệt kế hoạch tuyển dụng viên chức; tổ chức tuyển dụng sau khi được phê duyệt;
d) Trình Viện trưởng nâng ngạch, chuyển ngạch, thay đổi chức danh nghề nghiệp; bổ nhiệm vào ngạch, bổ nhiệm chức danh nghề nghiệp; nâng bậc lương đối với viên chức và người lao động theo Quy định của Bộ và pháp luật khác có liên quan;
đ) Thực hiện quy trình thủ tục quy hoạch, bố trí sử dụng, tiếp nhận, điều động, biệt phái, chuyển công tác, kéo dài thời gian công tác, nghỉ hưu, cho thôi việc, đề nghị kỷ luật đối với viên chức theo quy định;
e) Trình Viện trưởng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng viên chức; cử viên chức đi công tác, hội thảo, đào tạo, học tập và giải quyết việc riêng ở trong và ngoài nước theo theo Quy định của Bộ và pháp luật khác có liên quan;
f) Chủ trì thực hiện chế độ chính sách, công tác bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế cho viên chức và người lao động của Viện.
g) Hướng dẫn và tổng hợp nhận xét đánh giá viên chức, người lao động, kê khai tài sản theo quy định; quản lý, cập nhật hồ sơ viên chức của Viện;
h) Tham mưu, giúp Viện trưởng hướng dẫn, kiểm tra, tổ chức thực hiện công tác bảo vệ chính trị nội bộ, giải quyết khiếu nại, tố cáo theo quy định của pháp luật.
i) Chủ trì xây dựng nội dung, tiêu chí, kế hoạch và tổ chức đăng ký, phát động các phong trào thi đua dài hạn, hằng năm hoặc theo chuyên đề; hướng dẫn tổ chức sơ kết, tổng kết các phong trào thi đua, bình xét và đề xuất khen thưởng;
k) Tiếp nhận, tổng hợp, thẩm định hồ sơ, đề xuất và trình cấp có thẩm quyền xét tặng các danh hiệu thi đua, hình thức khen thưởng cho tập thể, cá nhân theo quy định;
l) Chủ trì hoặc phối hợp với các đơn vị có liên quan tuyên truyền, tổ chức các ngày lễ, ngày truyền thống.
3. Công tác Kế hoạch – Tài chính
a) Tham mưu, giúp Viện trưởng thực hiện công tác lập kế hoạch, quản lý tài chính của Viện; chủ trì xây dựng và bảo vệ kế hoạch, kế hoạch điều chỉnh, bổ sung hằng năm và kế hoạch dài hạn của Viện; kế hoạch về các chương trình, đề án, dự án, nhiệm vụ, chương trình xây dựng văn bản quy phạm pháp luật trong lĩnh vực khí tượng thủy văn, biến đổi khí hậu, môi trường, biển và hải đảo; tổng hợp trình Viện trưởng phê duyệt;
b) Chủ trì, phối hợp với các đơn vị trực thuộc Viện tham mưu và giúp Viện trưởng thực hiện công tác đấu thầu, đảm bảo tuân thủ theo quy định của pháp luật.
c) Tổ chức thực hiện công tác kế toán, tiếp nhận, quản lý, sử dụng và thanh quyết toán các nguồn kinh phí của Viện theo quy định pháp luật hiện hành; giúp Viện trưởng kiểm tra, giám sát việc thực hiện các quy định quản lý tài chính, chế độ tài chính và các quy định quản lý kế toán, chế độ kế toán;
d) Chủ trì xây dựng, sửa đổi, bổ sung Quy chế chi tiêu nội bộ; tham mưu, giúp Viện trưởng điều phối các nguồn quỹ hàng năm theo quy định và phù hợp với tình hình thực tế của Viện;
đ) Phối hợp với các đơn vị trực thuộc Viện xây dựng kế hoạch, lập dự toáncác nhiệm vụ, đề tài, dự án, trình cơ quan có thẩm quyền phê duyệt; hướng dẫn các đơn vị thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về tiêu chuẩn, chế độ, định mức, đơn giá liên quan đến chuyên môn, nghiệp vụ thuộc lĩnh vực khí tượng thủy văn, biến đổi khí hậu, môi trường, biển và hải đảo theo quy định của Nhà nước và của Bộ; hướng dẫn việc thanh quyết toán đề tài, dự án, nhiệm vụ chuyên môn theo quy định của pháp luật;
e) Chủ trì lập và tổ chức thực hiện kế hoạch thu chi của Viện; thống kê, báo cáo định kỳ và đột xuất tình hình thực hiện nhiệm vụ thuộc lĩnh vực kế hoạch và tài chính của Viện;
f) Chủ trì xây dựng kế hoạch và thực hiện chi trả tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn và các khoản thanh toán khác cho viên chức và người lao động của Viện theo quy định hiện hành và Quy chế chi tiêu nội bộ;
g) Thực hiện quyết toán các loại thuế của Viện. Kiểm quỹ và theo dõi tài khoản của Viện tại ngân hàng, kho bạc theo quy định. Thực hiện công khai tài chính theo quy định;
h) Tham mưu, giúp Viện trưởng tổng hợp, xây dựng báo cáo quyết toán ngân sách hàng năm, báo cáo hoạt động tài chính của Viện. Thực hiện yêu cầu của Viện trưởng và của cơ quan có thẩm quyền về báo cáo, thanh tra, kiểm tra tài chính;
i) Đầu mối thực hiện công tác kiểm tra, nghiệm thu cấp cơ sở các dự án, nhiệm vụ của Viện; thực hiện công tác thẩm định nội dung và dự toán kinh phí các nhiệm vụ, dự án, đề tài; các văn bản về kế hoạch, tài chính trước khi trình Viện trưởng;
k) Chủ trì, phối hợp với các đơn vị trực thuộc Viện đề xuất, xây dựng các dự án đầu tư xây dựng thuộc Viện trình cấp có thẩm quyền phê duyệt; tổ chức triển khai thực hiện sau khi được phê duyệt.
4. Công tác hành chính- quản trị, văn thư – lưu trữ
a) Tham mưu, giúp Viện trưởng thực hiện công tác cải cách hành chính; thực hành tiết kiệm, chống lãng phí và thực hiện nhiệm vụ phòng, chống tham nhũng, tiêu cực theo chương trình, kế hoạch của Bộ; chủ trì xây dựng, trình Viện trưởng chương trình, kế hoạch cải cách hành chính; phòng, chống tham nhũng, tiêu cực trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ của Viện.
b) Chủ trì, phối hợp với các đơn vị trực thuộc Viện thực hiện công tác lễ tân, khánh tiết phục vụ tổ chức hội nghị, hội thảo và tiếp khách do Lãnh đạo Viện chủ trì;
c) Quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị, tài sản; bảo đảm phương tiện, điều kiện làm việc phục vụ cho hoạt động chung của Viện; Tổ chức thực hiện công tác quân sự, an ninh trật tự, vệ sinh cơ quan, phòng cháy, chữa cháy và phòng chống thiên tai của Viện;
d) Đầu mối thực hiện công tác quản lý, mua sắm và sửa chữa tài sản, cải tạo cơ sở vật chất, các dự án đầu tư xây dựng cơ bản của Viện; làm thủ tục điều động, thanh lý tài sản cố định, trang thiết bị kỹ thuật; khấu hao tài sản cố định theo quy định của Nhà nước.
đ) Tổ chức thực hiện, kỷ luật, kỷ cương hành chính, đổi mới lề lối làm và phương thức làm việc, hiện đại hóa công sở và hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện;
e) Phối hợp vận hành trang thông tin điện tử của Viện;
f) Quản lý con dấu, quản lý văn bản đi, đến của Viện, kiểm tra thể thức và trình tự, thủ tục trong việc ban hành các văn bản của Viện;
g) Chủ trì thực hiện xử lý văn bản trên phần mềm hồ sơ công việc;
h) Đầu mối tổ chức thực hiện chế độ lưu trữ, bảo mật hồ sơ, văn bản theo quy định hiện hành.
5. Xây dựng và trình Viện trưởng ban hành các quy chế liên quan đến các nhiệm vụ của Văn phòng theo quy định hiện hành; theo dõi quá trình thực hiện các quy chế và đề xuất, trình Viện trưởng điều chỉnh, bổ sung hoặc thay thế quy chế.
6. Thực hiện thống kê, báo cáo định kỳ và đột xuất về tình hình thực hiện các nhiệm vụ của Văn phòng theo quy định.
7. Quản lý viên chức, người lao động và tài sản thuộc Văn phòng theo quy định.
8. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Viện trưởng phân công.